* este texto foi escrito com apoio de Cassio Callegaro, CEO do Simplificador

A euforia apresentada por empreendedores de startup ao ver sua receita crescer exponencialmente pode ser frustrada por somente uma coisa: seus custos. Atualmente, vemos no mercado uma falta de maturidade ainda dos nossos empreendedores em relação à gestão financeira da sua empresa e principalmente ao controle/domínio dos seus custos.

A falta de conhecimento aparece em conceitos básicos, como diferenciar custos e despesas, até a falta de embasamento para conseguir projetar estes valores ao longo do tempo e assegurar que seu crescimento será saudável. Os empreendedores, às vezes, se apoiam em justificativas de que startup é um mercado tão incerto que não precisam perder tempo com isso.

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Entretanto, a incerteza financeira das startups sempre pende mais para o lado da receita do que dos custos. Afinal, a receita ainda é dependente de terceiros ou clientes, agora quem está no controle dos custos da empresa? Quem é o responsável por decidir  o quanto será gasto, qual fornecedor será escolhido, quantas pessoas irão estar por aqui? Isso mesmo, essa fica na sua conta: o empreendedor.

You can’t predict your revenue with any level of precision, but you should be able to manage your expenses exactly to planBrad Feld, Venture Deals: Be Smarter Than Your Lawyer and Venture Capitalist

Sendo assim, escrevi o post para te explicar um pouco os conceitos básicos que envolvem custos e despesas, bem como as principais formas que aparecem em um demonstrativo de resultados (DRE) de uma startup. A ideia é que possa dar um upgrade no seu gerenciamento de custos e despesas, bem como entender os principais impactos no seu negócio.

Custos x Despesas

Estes dois termos permeiam todo o cenário de gerenciamento estratégico de custos e a importância de se entender a diferença vai além de mero preciosismo.  A definição correta dos seus custos e despesas vai te dar subsídio para você entender sua eficiência no gerenciamento do negócio, bem como para investidores conseguirem entender como é sua performance perante outros players de mercado. 

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A correta classificação vai implicar nos principais indicadores financeiros da empresa e é extremamente relevante seu total entendimento. Primeiro ponto importante é ter claro que quando falamos de gastos, custos e despesas estão inclusos nesta categoria. A diferença vai ser o momento da ocorrência de cada um, conforme mais abaixo verá na abaixo e na contextualização teórica.

custos e despesas figura 1

Custos são os gastos necessários para fabricar os produtos ou prestar os serviços da empresa. É tudo aquilo que você precisa gastar para disponibilizar o produto “pronto” para o time de vendas levar até seu cliente.

Despesas são os gastos necessários para administrar a empresa, vender e enviar os produtos e, via de regra, ligados às áreas administrativas e comerciais.

Mais importante que decorar, é saber interpretar. Determinado gasto é para o que? É uma questão de ser ou não ser. Sem este gasto, você tem produto ou sistema ou algo para comercializar? Então é custo pois é a essência. Todo restante vai para despesa.

Veja que no demonstrativo de resultados (DRE) os custos e despesas são separados em dois grandes blocos: o que te dá uma real imagem da importância de fazer uma boa classificação entre despesas e custos. Cada bloco passa uma mensagem diferente para a empresa e para os investidores.

custos e despesas demonstrativo

Ficou mais claro?

Então agora vale aprofundar nosso conhecimento e qualificar melhor cada tipo de gasto que temos de acordo com suas características e comportamento.

Características dos gastos

Existem vários tipos de gastos, que podem ser classificados conforme suas principais características.

Fixos

Ao analisar os valores, perceberá que os gastos fixos não se alteram conforme você possui um aumento ou uma redução no volume produzido.  Eles não estão ligados aos custos de produção do item e por isso não sofrem influência de oscilações de demanda dos clientes. 

Um exemplo disso são os aluguéis onde operam a startup. Perceba que se tiver 10 clientes ou 1.000 clientes, o locatário do imóvel não vai ser bonzinho com você e rever o preço a se pagar. Independente de quanto venda, sempre terá o mesmo custo. Outros exemplos:

  • Depreciações;
  • Salários da administração;

Variáveis

Os gastos com características variáveis serão aqueles que sofreram alterações junto com as oscilações de demanda de clientes. Neste caso, vender mais ou menos irá também alterar este valor.

Um exemplo com característica variável são as despesas com o meio de pagamento. Afinal, a cada venda realizada pela startup (oscilação de demanda) há uma despesa vinculada a ela e que acompanha seu comportamento.

Exemplo:

    • Matérias-Primas
    • Comissões de Vendas
    • Gastos com anúncios que convertem

Direto

Gastos que você consegue atribuir facilmente ao produto ou prestação do serviço sem precisar “pensar” sobre qual é a divisão mais justa (rateio) entre as áreas.

Neste caso, podem haver dois tipos de atribuição fácil: a exclusividade ou a precisão.

A exclusividade te dará a segurança que nenhum outro produto ou área utiliza aquilo, logo, o custo é facilmente atribuído ao produto.

Já a precisão é quando apesar de haver outros produtos ou áreas que compartilham do mesmo bem, você sabe com precisão o quanto cada um usa.

Imagine o salário do seu Product Owner. De quantos produtos ele cuida? Normalmente ele tem responsabilidade por um, então todo o seu salário deveria ter a característica direta e ser alocada para aquele produto.

Exemplo:

  • Salários exclusivos de quem trabalha com produto.
  • Embalagem
  • Custo com servidores da aplicação que está escalando
  • Licenças no sistema de chamados para a equipe de atendimento

Indireto

Gastos que não recaem diretamente no produto ou serviço prestado e, por isso, vão precisar que internamente você decida sobre algum critério de alocação deles, os chamados critérios de rateio.

Esta classificação gera dúvidas sobre quanto cada um está usando do recurso. Pensa na água que gasta todo mês, quanto o departamento de tecnologia gasta e quanto o de vendas gasta? Difícil estimar com precisão, então precisamos estabelecer outros critérios para ajudar.

Exemplo:

  • Energia elétrica.
  • Salário de áreas como: RH, financeiro, engenharia e etc.

A partir dos conceitos básicos sobre custos e despesas mostrados, vamos evoluir com a aplicabilidade disso no seu dia-a-dia e de que forma ele aparece no principal report financeiro da empresa.

Note que um gasto pode ser fixo-direto ou fixo-indireto ou mesmo variável-direto ou variável-indireto. Cabe interpretar cada um deles em relação à demanda e em relação à essência daquilo que a sua empresa faz. Não existe uma regra geral, o que faz sentido para outra empresa pode não se aplicar à sua.

Custo do Serviço Prestado ou Custo de Mercadoria Vendida

Refere-se a todo o gasto para se desenvolver, produzir ou manter o produto. No caso de uma indústria convencional, seria desde a compra da matéria-prima até a expedição, já em uma empresa de tecnologia, será todo o desenvolvimento inicial para colocar o software no ar e seus custos de manutenção e evolução.

>> Veja também: Qual a relação entre seu Custo de Aquisição de Cliente e seu LTV?

Na figura abaixo, temos o DRE que mostra qual campo de alocação dos seus custos. Essa linha do DRE pode receber vários nomes dependendo com quem está falando, sendo assim, entenda que todos significam a mesma coisa: CMV – Custo de Mercadoria Vendida, COGS – Cost of Goods Sold, CPV – Custo de Produto Vendido ou CSP – Custo do Serviço Prestado.

custos

Os principais custos de uma empresa de tecnologia que entram nesta linha do demonstrativo são:

Pessoas

Quando a startup está na fase inicial de desenvolvimento da versão 1 e seu produto não está publicado, praticamente todo o custo do time de tecnologia entra nesta categoria, afinal, todo o esforço está sendo gasto para disponibilizar o produto para o time de Vendas.

Agora em fases posteriores, quando há um aumento da equipe e as responsabilidades estão mais claras, neste grupo entrará somente o custos dos salários de desenvolvedores que trabalham direto com o produto, na versão mais atual e também na evolução natural da aplicação.

O desenvolvimento de sistemas internos para ganho de escala e de produtividade ou sistemas administrativos, ou mesmo, substituição de tecnologias contratadas estão fora do escopo de custo. Por mais que tragam benefício claro à empresa.

Cloud infrastructure (Infraestrutura de tecnologia)

Os produtos/serviços só existem porque há uma infraestrutura por trás para manter o seu funcionamento, logo, sem eles não existe produto para o time de Vendas comercializar. Assim, todos os custos de infra serão computados como custo de produto (CMV). Principais:

  • Servidor;
  • Armazenamento;
  • Serviços de manutenção de terceiros (DNS, serviço de email transacional, monitoramento e etc…)

Serviço de terceiros

Conforme seu produto vai crescendo e surgem novas demandas por funcionalidades para atender aos jobs de seus clientes, provavelmente, você irá recorrer a terceiros na busca de aumentar a sua velocidade de resposta a esta nova demanda. A partir do momento que você incorpora estes novos parceiros nos serviços prestados pelo seu produto, está aumentando diretamente o custo dele.

Portanto, custos como de integração no qual você repassa uma parte do valor a terceiros é alocado no CMV também.

O freelancer que é contratado para desenvolver uma nova funcionalidade em paralelo com a sua equipe também é custo.

Despesas

Será todo o gasto para administrar seu negócio e vender seu produto depois de pronto. Dentro da DRE, as despesas em empresas de tecnologia tendem a ser maiores que seus custos.

A figura abaixo te ajudará a identificar as despesas na DRE e assim ficará mais fácil fazer esta comparação.

despesas

Conforme identificou acima, temos três principais categorias de despesas que são separadas para te ajudar no gerenciamento eficiente do seu negócio.

Despesas Gerais e Administrativas

 Neste grupo, existe o maior gasto de toda startup sem sombra de dúvidas: as despesas com salários e benefícios.  De longe é a maior oneração de qualquer empresa de tecnologia, por isso, em muitos casos as pessoas chamam este grupo só de Salários e Encargos.

Agora que está claro a importância deste grupo, fique atento quando for projetar para os próximos anos este mesmo grupo, até porque ele ainda será o mais representativo e o qual deve ser planejado com maior precisão para mitigar os grandes desvios.

Conteúdo:

    • Salários;
    • Benefícios
    • Treinamentos
    • Aluguel do escritório
    • Aluguel de equipamentos
    • Custos de escritório – G&A
    • Advogado – G&A
    • Escritório de contabilidade – G&A
    • Custos de recrutamento – G&A

Despesas de Marketing e Vendas

Tudo que seu time de vendas e marketing (sempre deles) gastar para atrair, ativar e reter clientes será classificado neste grupo. Até mesmo o que você acha que não tem custo como atração orgânica de clientes tem um custo escondido por trás e deve entrar neste grupo. Abaixo alguns exemplos:

  • Salário de vendas e marketing;
  • Comissões de vendas;
  • Propaganda/Publicidade;
  • Paid Ads;
  • CRM;
  • Ferramentas de cadência de emails;
  • Transporte, viagens e almoços;
  • Eventos
  • Impressões promocionais.
 Um fato importante de alocar bem os custos neste grupo é que ele é a base de cálculo de um dos indicadores mais importante para uma startup: o CAC. Este indicador é importante tanto para a startup como para investidores entenderem a eficiência e potencial da empresa e adquirir novos clientes. Fique atento! 

Meios de pagamento

Os meios de pagamento, por mais que pareçam custo, em geral são despesas. A empresa poderia receber de outras formas sem utilizar gateways. Poderia ser em depósito em conta, dinheiro, cheque etc. Contudo, para ganhar produtividade, opta por integrar com meios de pagamento que facilitam a bilhetagem e cobrança.

>> Conheça As Tendências de Meios de Pagamento para 2019

Desta forma, os gastos de manutenção e integração da plataforma de pagamento (IUGU, Pagar.me, PagSeguro e outras) é uma Despesa Administrativa. Já as taxas cobradas sobre as transações com cartão ou o valor cobrado por cada boleto compensado devem ser classificados como Despesa Financeira.

A exceção fica para empresas que prestam serviços financeiros onde a taxa de intermediação com adquirentes ou sub-adquirentes ou taxas de compensação bancária são custos diretos e variáveis. E a receita bruta dessas empresas em geral é um spread fixo ou variável desses mesmos custos e esta receita deve ser tributada de acordo com o regime tributário escolhido pela empresa.

Opex

Opex são as despesas para manter ou aprimorar equipamentos, como o dinheiro gasto na compra de tintas e papéis para a impressora ou melhores softwares para o computador, por exemplo.

Algumas empresas costumam usar o Opex como forma de substituir alguns gastos com Capex. Isto é muito comum em Data Center. Exemplo: contratar o aluguel de um equipamento ao invés de comprá-lo.

Despesa financeira

Em despesa financeira entram os valores gastos com tarifas de manutenção de conta corrente, tarifas de transações bancárias como DOC, TED e emissão ou compensação de boletos, entram os valores das taxas pagas a meios de pagamento ou a adquirentes ou sub-adquirentes de cartão de crédito.

Também em despesa financeira entram juros pagos ao tomar um empréstimo ou financiamento. Assim como todos os custos decorrentes destas operações, como seguros, taxas de avaliação creditícia etc.

Como colocar em prática

Entender os conceitos aqui apresentados, saber interpretá-los e aplicá-los no seu dia a dia será uma vantagem competitiva para sua startup e acima de tudo uma ferramenta de gestão importantíssima para o seu sucesso.

A partir deste entendimento, verá que as coisas ficarão mais claras e suas decisões serão mais bem fundamentadas. Investidores terão um outro olhar e segurança ao analisar seus números, aumentando sua confiança no negócio e aumentando a probabilidade de investirem. Dediquem um pouco de tempo a aplicar estas classificações nos seus gastos que rapidamente se pagará o investimento.


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