Em menos de um mês, as relações à distância ganharam um novo sentido. E um dos maiores desafios na ACE Cortex, assim que iniciou a quarentena, foi o de realizar os nossos mesmos workshops agora de maneira remota.Tivemos que lidar com alguns desafios:
- Gerar interação entre os integrantes nas dinâmicas; do workshop à distância;
- Propor uma experiência similar ao de nossos workshop presenciais;
- Padronização dos nossos workshops.
- Gerar interação entre integrantes nas dinâmicas
Para garantir a interação entre os integrantes, é preciso, antes de iniciar o workshop , que cada um saiba o objetivo do treinamento, o que será trabalhado e o resultado esperado. Havendo uma pauta clara do tema que será abordado ao enviar o convite por e-mail, o trabalho fica muito mais fácil.
Além disso, é importante que antes mesmo do workshop acontecer, que os integrantes já recebam “uma lição de casa” para que no momento da dinâmica, já tenham insumos suficientes para que o workshop seja mais proveitoso. Pode ser, por exemplo, um template para ser preenchido, de maneira que já exista um material para dar início ao debate. Como no exemplo abaixo:
- Propor uma experiência similar dos nossos workshops presenciais
Procuramos utilizar nos workshops, diferentes dinâmicas para que haja maior interação e conhecimento prático, utilizando alguns materiais usuais como post-it e canvas impressos. Mas como propor agora nos treinamentos, a mesma experiência com os materiais que utilizamos presencialmente? Bem, existem diversas ferramentas que acabam ajudando e muito! O Miro por exemplo, é uma plataforma interativa para desenvolvimento de Canvas. Ainda permite na versão gratuita, a criação de todos os modelos de Canvas que utilizamos, sendo que muitos deles já estão prontos nos templates oferecidos pela plataforma, o que facilita ainda mais.
Alguma outras sugestões de plataformas similares ao Miro:
//www.edrawsoft.com/ad/mindmaster/
Além dessas ferramentas, utilizamos sempre alguma plataforma de vídeo-conferência, geralmente o Google Hangouts e Zoom. De preferência, é legal que todos estejam com a câmera ligada, assim evita distrações por parte dos participantes, além de gerar uma percepção de relação mais próxima e intimista do grupo.
- Padronização dos nossos workshops à distância
Algo que ajudou muito nos workshops à distância, foi a padronização de todos os materiais necessários para que qualquer responsável pudesse aplicar da mesma maneira. Antes mesmo desse momento de Corona, decidimos padronizar todos os processos.
Para isso acontecer, elaboramos o seguinte checklist:
- Mapeamos todos os processos e em que momentos utilizamos cada workshop;
- Priorizamos quais processos e workshops que precisavam ser padronizados de acordo com esforço X impacto;
- Em seguida, mapeamos quem seria o responsável em desenvolver o material, quem aprovaria, quem seria consultado para oferecer suporte e quem seria apenas informado, técnica conhecida como RACI;
- Padronizamos o framework, descrevendo detalhadamente, o passo a passo para realizar o workshop;
- Com o framework pronto, desenvolvemos uma apresentação padrão, assim os treinamento seguiram o mesmo modelo;
- Desenvolvemos os templates de Canvas nas plataformas mencionadas anteriormente para serem utilizados no dia do workshop.
>> Leia mais: Liderança e engajamento à distância
>> Leia também: Métodos ágeis no trabalho remoto
- Conclusão
É importante ressaltar que qualquer esforço de adaptação para atual conjuntura como os workshops, não devem ser em vão ou paliativo para o atual momento. Essas ações devem ser tomadas pensando nos resultados que elas têm a oferecer também no futuro, e embora seja um grande desafio, também ganharemos com isso lá na frente. Seja na otimização dos processos ou desenvolvimento de novas fontes de renda. Por isso, aproveite todas as oportunidades no atual contexto!
